Diktafon guide: 4 smarte måder du kan diktere effektivt på
Diktafon guide
Diktering er uundværlig for en god del af os, når vi skal arbejde og dokumentere hurtigt og effektivt. Vi indtaler en besked på vores diktafon, og vores optagelser bliver transskriberet til et færdigt dokument af vores sekretærer. Det er en simpel arbejdsgang, der kan spare os for enormt meget spildtid – det er helt op til 7 gange så hurtigt!
Hvis du tænker på at gå i gang med at diktere, vil vi gerne hos Zinuss gøre det lettere for dig at vælge. Derfor giver vi dig her fire smarte måder, du kan diktere effektivt på, så du hurtigt ved, hvad der er det helt rigtige for dig.
Analog bånddiktafon
Du dikterer på et kassettebånd, som du afleverer til din sekretær, der transskriberer og arkiverer det.
Fordele: Det er nemt, kræver ikke computer, velprøvet teknologi
Ulemper: Bånd bliver slidt, begrænset optagetid, geografisk bundet, dyrt
Diktafoner med kassettebånd er en velprøvet teknologi med 60 år på bagen og bruges stadig flittigt på mange arbejdspladser verden over. Det er en nem løsning, der gør dig fri for at skulle bruge en computer, når du dikterer. Du optager på en kassette, der har 2x15 eller 2x30 minutters optagelsestid, som du afleverer til din sekretær. Når sekretæren har transskriberet båndet, kan du vælge at slette indholdet for at genbruge det, eller du kan arkivere båndet med optagelserne. Det er en sikker procedure, som har fungeret i mange år og kan være en løsning for især små virksomheder, især for jer der ikke har lyst til digital diktering.
Eksempler på analoge diktafoner:
Digital diktafon
Du dikterer på en diktafon, som overfører lydfilen direkte til din computer, når du slutter den til. Med den brugervenlige software kan du redigere i dine diktater og sende dem automatisk til din sekretær, der transskriberer optagelsen og arkiverer den sikkert, så den er gemt for eftertiden.
Fordele: Overlegen lyd, flere muligheder for optagelse, kan sendes over store afstande, stor sikkerhed, stor kapacitet, perfekt til store dikteringsløsninger
Ulemper: Kan være vanskeligt at sætte op
En digital diktafon optager og gemmer dine diktater i en fil, som du lægger ned på din computer. Din diktafon kan rumme op til 70 timers optagelse, hvilket betyder, at du kan gøre dine diktater så lange, som du selv ønsker – modsat analog diktering. Du kan derudover kryptere dine lydfiler, så de kun kan afspilles af de personer, du selv siger god for.
Hvis du har den rigtige opsætning på din computer, er det utroligt nemt og ligetil at overføre dine optagelse. (Læs f.eks. her hvordan Olympus digital diktering fungerer). Den specialiserede software, der følger med til din diktafon, gør dig i stand til at vedhæfte oplysninger, kommentarer og filer til diktatet, så du samler informationerne et sted og gør din dokumentation ekstremt anvendelig og brugbar for eftertiden. Når du er færdig med diktatet, sendes det automatisk til din sekretær, uden du skal gøre noget specielt. Det hele foregår via e-mail eller servere, så det er ligegyldigt, hvor i verden sekretæren sidder. Derfor kan du også nemt bruge ekstern hjælp, hvilket har medført en opblomstring af uafhængige sekretærer på markedet.
Et par eksempler på digitale diktafoner:
Smartphone diktafon app
Du dikterer direkte på din smartphone, og du har derfor ikke brug for en diktafon. En app på din telefon videresender automatisk din optagelse til sekretæren, som transskriberer og arkiverer den til sikker opbevaring i fremtiden.
Fordele: Du har altid diktafonen på dig, billigt, kan integreres i store dikteringsløsninger
Ulemper: Dårlig lyd, mange dårlige apps (hold dig til Philips eller Olympus)
I takt med at vi er blevet mere mobile, og vores telefoner er blevet smartere end nogensinde før, er diktafonen også flyttet ind på din smartphone. Philips og Olympus er begge kommet med apps, der giver dig en diktafon i hånden, når du logger ind. Derfor behøver du ikke at købe en enhed og slæbe den med overalt, når du er på farten, hvilket er en stor fordel i vores travle arbejdsdag, hvor vi konstant er i bevægelse.
Din telefon sender optagelsen til din sekretær, så det færdigskrevne dokument ligger klar, når du er tilbage på kontoret. Væk er den ineffektive ventetid, så du endda f.eks. kan give dine kunder og partnere en endnu hurtigere svartid med tilbud eller rapporter, som du har udarbejdet i felten.
Du kan også få gratis versioner af apps fra Philips og Olympus, der dog ikke har helt den samme funktionalitet som sine betalte slægtninge. Men du kan altid opgradere, hvis du vil have udvidede funktioner (Philips tilbyder bl.a. talegenkendelse).
Find Olympus og Philips diktafon apps her
Philips Dictation Recorder (iPhone)
Philips Dictation Recorder (Android)
Talegenkendelse
Hvad hvis du kunne få dit diktat skrevet automatisk og med det samme, så du har det i hænderne mindre end et minut, efter du har indtalt det? Det kan du nu med talegenkendelse.
Fordele: Øjeblikkelig transskribering, du har udstyret i forvejen
Ulemper: Ikke tilstrækkeligt nøjagtig (endnu) i genkendelsesgrad, du skal sige alle tegn og kommandoer, kræver tydelig tale
Forestil dig, at du indtaler en lydfil, gemmer den, og at du sekunder senere kan læse det hele på tekst. For ti år siden var det utænkeligt. Med talegenkendelse er det virkelighed. Philips har i længere tid haft talegenkendelse på de store sprog, engelsk, tysk, fransk og spansk, mens mindre sprog, som vores eget danske, ikke har været tilgængelige. Men for nylig lancerede de SpeechLive til dansk, som giver dig en transskription af lydfilen sendt direkte til dig på mail, sekunder efter du har færdiggjort den.
Teknologien er blevet mere præcis, og den bliver kun bedre med tiden, men du kan forvente at skulle gennemlæse dine dokumenter for fejl. Om få år vil du dog slet ikke kunne forestille dig en verden uden talegenkendelse, for – som vi startede med at sige – det er 7 gange hurtigere at tale end at skrive. Det bliver pludselig en helt anden sag at svare på e-mails og kommunikere skriftligt.
Vi håber, vi har gjort dig en smule klogere på diktering, så du nu står endnu bedre, når du skal vælge den rigtige diktafon.
Vil du vide mere om Olympus diktering? Læs mere her
Vil du vide mere om Philips diktering? Læs mere her
About the Author
