Olympus ODMS diktering FAQ

Hvad end du bruger diktering til hospitalet som læge eller til din praksis som advokat, entreprenør, sælger, eller meget andet, kommer du til at skulle håndtere store mængder diktater og dokumenter. Derfor er diktering i dag lige så meget software på computeren, som det er diktafoner i hånden.

Heldigvis laver producenterne af diktafoner deres egen skræddersyede software til professionelt brug, som gør hele arbejdsflowet mere produktivt og nemt for brugeren. Philips har SpeechExec Pro til deres diktafoner, og Olympus har ODMS, som smertefrit kan håndtere alt fra enkelte brugere på én computer til komplicerede workflows i store organisationer.

Men for at du som dikterende eller transskriberende kan arbejde effektivt og uforstyrret, og systemet bag næsten er usynligt, kræver det, at opsætningen af programmerne sidder lige i skabet.

Derfor har vi sat den nordiske Key Account Manager for Olympus, Thomas Karnehammar, stævne for at forklare, hvad ODMS egentlig er og hjælpe med et overblik over, hvem der måske har behov for en kyndig vejledning i at komme uden om den berygtede IT-mur.

Hvilke versioner er der af Olympus ODMS på markedet lige nu?

Den seneste version er ODMS R7, som kom ud her i 2018, og vi forventer at se et ryk hos brugerne imod denne, i forbindelse med, at de skifter over til de nye DS-9000 og DS-9500 diktafoner.

Den ældste, som vi stadig ser jævnligt, er vores DSS Player Pro R5, som udkom tilbage i 2008 sammen med vores DS-5000 og AS-5000 lancering.

Vi opgraderede til ODMS R6, da de nye serier af diktafoner og fodpedaler, DS-7000 og AS-7000, kom ud i 2012. Denne version ligner R5 til afveksling, særligt på serversiden, men den kræver en særlig server manager licens.

Nu hvor du har nævnt licenser, hvilke forskellige former for licenser findes der?

Den normale licens er det, vi kalder en standalone licens. Det er den, der følger med i pakken, når du køber en ny diktafon eller fodpedal med software. Her installerer du bare softwaren på din computer og skriver licensnøglen. Så har du adgang.
Men hvis man nu er flere brugere i en virksomhed, kan det godt svare sig at skifte de lokalt baserede licenser ud med de centralt styrede Workgroup, eller multilicenser. De kører over en licensserver, som du bare styrer fra ét sted.

Du vælger selv, om du ønsker en standalone- eller en workgroup installation

Workgroup licenser er også bundet op på antallet af brugere, som er logget ind, og altså ikke antallet af enheder, så det er ofte noget billigere og lettere, hvis man er mange nok. 10 standalone licenser giver adgang for 10 computere, og de bliver jo ikke brugt hele tiden. 10 workgroup licenser giver adgang til 10 bruger på samme tid, uafhængigt af enheder, så du er meget mere fleksibel. Det er en kæmpe fordel.

Kan man så skifte fra standalone til multilicens?

Ja, det kan du sagtens. Du kan gratis skifte til multilicens, så længe du har de originale licenspapirer, så sørg for at gemme dem!

Et andet krav er, at du opgraderer fem af samme licenstype ad gangen, f.eks. kan du ikke skifte otte dikteringslicenser og to transskriptionslicenser. Men du kan godt skifte fem diktering og fem transskription. Det samme gælder versionen, R6 er ikke det samme som R7.

Du skal også sikre dig, at du har et managermodul, alt afhængigt af din ODMS-version koster det lidt. Så det er en god ide at henvende sig til f.eks. Zinuss for at forhøre sig om detaljerne.

Hvordan kan man se, hvilken licenstype man har?

De tre første tegn i licensen. Diktering er RD, transskription er RT, og det tredje tegn er versionen, hvor 7 er version R7, osv.
Hvis der f.eks. står RD7, har du altså en dikteringslicens til R7. RT6 er en transskriptionslicens til R6 fra 2012.

Hvad hvis man så vil opgradere fra f.eks. R6 til R7?

Det kan du sagtens. Men du skal have en såkaldt opgraderingslicens. Det koster en smule, men det er billigere, end hvis du skulle ud og købe softwaren fra ny.

Hvis du sidder med R5 og vil på R7, skal du dog købe en ny software som normalt. I kan jo lige lægge et link her for at hjælpe folk lidt på vej!

Her findes R7 software.

Det gør vi gerne. Er der andre ting at være opmærksom på?

Ja, software og drivere følger som standard med i pakkerne, men vi har også diktafoner uden software. De hedder oftest System Edition, så det er absolut noget at være opmærksom på. Desuden følger software med som en CD-ROM, men du kan godt downloade den i stedet fra vores hjemmeside.

Og hvis du har en standalone licens, skal du ikke være så bekymret, om der står version 1.2 eller 1.4, det er bare at hente den nyeste.

Hvis du er på serverlicens, kan du styre versionerne centralt, og på den måde vil du have fuld kontrol over det, så det ikke bliver et problem.

Vi vil gerne spørge lidt ind til serverinstallationer. Hvad er de mest almindelige løsninger?

Citrix og RDS er de systemer, vi oftest støder på, når vi kommunikerer med vores kunder. Det er systemer, som vi understøtter, men vi anbefaler kunderne at tage kontakt til en dikteringsekspert, som f.eks. jer. For inden man kaster sig ud i at installere, kræver det en del knowhow, ikke kun i at håndtere licenser og serversoftware.

F.eks. kræver RDS, at du har Feature Desktop Experience installeret, og det kan godt kræve en servergenstart. Det kræver planlægning, da det ikke er noget, man bare gør midt i en travl arbejdsdag.

Og hvis du arbejder på enten Citrix eller RDS, skal du installere driveren lokalt. ODMS og driver kan ikke være installeret samtidig. Der er mange andre ting som dette, som man ikke altid lige kan regne ud, hvis man ikke ved det, så det kan godt betale sig at få en ekspert som f.eks. Zinuss med på vognen.

Lad os tale om diktafonerne. I er lige kommet ud med en ny serie af diktafoner, DS-9500, DS-9000 og DS-2600...

Ja, vi har de professionelle diktafoner DS-9500 og DS-9000, som afløser DS-7000 og den endnu ældre DS-5000. Så er der den semiprofessionelle DS-2600, der er kommet i stedet for DS-2500, og til sidst kom vi i 2017 ud med en helt ny RecMic USB-mikrofon. Vi har haft travlt, men vi er godt tilfredse med resultatet.

Hvad er så forskellen mellem DS-9500, DS-9000 og DS-2600?

For det første følger der ODMS med DS-9000 og 9500. DS-2600 kommer med DSS Player i stedet, som er perfekt til afspilning af diktater og en simpel opsætning af et workflow, men hvis du skal mere end det, skal du bruge ODMS.
DS-9000 og 9500 har også nogle flere workflow funktioner indbygget i sig, hvor du kan prioritere diktater, have forskellige brugere på en diktafon, samt du kan diktere håndfrit og styre med fødderne, når diktafonen står i docking stationen. Du har simpelthen flere muligheder.

Olympus DS-9000 og DS-9500 er ens for øjet, men under kappen gemmer der sig flere gode overraskelser, som adskiller dem

Desuden er DS-9500 den første diktafon på markedet med WiFi, som du f.eks. kan koble på din mobil. Det betyder, at du kan sende dine diktater og holde dig opdateret, ligegyldig hvor du er, også i bilen eller i lufthavnen eller ude hos en kunde. Du er ikke afhængig af at komme tilbage til computeren for at sende diktatet. Det er nok den mest revolutionerende ting ved vores nye diktafoner.

Så hvis du har simple behov, er det DS-2600, har du behov for et bedre workflow, er det DS-9000, og skal du kunne diktere mobilt og overalt, giver DS-9500 enormt meget mening.