Gode møder i en globaliseret verden

Vi dansker holder mange møder i løbet af en almindelig arbejdsuge. Og ikke kun i arbejdslivet, vi holder også ofte lange møder med boligforeningen eller fodboldklubben. Vi kan lide at snakke sammen, og vi vil gerne være fuldstændig enige, inden vi træffer en beslutning.

Fordelene med mange møder kan selvfølgelig være et stort engagement og en demokratisk proces. Men ulemper er der også mange af, og vil vi gerne snakke lidt om, hvordan man håndterer dem og løser dem, så vi alle kan komme videre med vores dag.

Fysiske møder

Fysiske møder i arbejdslivet kan selvfølgelig være en effektiv måde at kommunikere på, da det oftest inviterer til samarbejde og fælles beslutninger. Et godt møde kan også bidrage til en god gruppedynamik.

Velmotiverede og velforberedte møder kan således give dedikation og energi, og deltagerne kan gå fra mødet med viden om, at de har bidraget med noget. Gode møder er ret nemme at arrangere, hvis du bare kan kommunikere en klar og vel motiveret målsætning. Det vigtigste er at vide, hvorfor deltagerne skal mødes, hvilke emner der skal drøftes på mødet, og frem for alt hvad de skal opnå. 

Der er et stort behov for at effektivisere vores møder. Ulempen ved mange møder er, at et fysisk møde sluger meget tid. Et møde med ti deltagere, der varer i 90 minutter, tager jo ikke bare halvanden time, det koster organisationen i alt 15 timer. Og dette uden at regne med rejsetid, forberedelsestid og efter arbejde. Tid som sikkert i mange tilfælde kan bruges til noget bedre og vigtigere.

Vi genkender alle den stress, der opstår, når man er forsinket til et vigtigt møde.

Hvis du tit inviterer til møder, der ofte opfattes som meningsløse og unødvendige, så det er ikke bare et stort spild af værdifuld tid, det skaber også frustration og stress. Det sker ofte, at mødedeltagerne ikke engang ved, hvorfor I skal mødes. Mange har et højt arbejdstempo og reflekterer ikke engang over, hvorfor de egentlig er med til et møde. Det er bare en oplagt del af ens hverdag, uden at man stiller spørgsmålstegn ved det.

Har man ikke en tydeligt meddelt formål med mødet, så kommer folk til mødet uden at vide, hvad der skal ske, eller hvad der forventes af dem som deltagere. Risikoen er høj for, at I bare snakker ufokuseret eller diskuterer det samme som sidste gang. Nogle deltagere burde ikke engang være der, de har intet at tilføje og får slet ikke noget ud af mødet. Så begynder de at gøre noget andet i stedet, hvilket ofte påvirker de andre deltagere.

Møder på distancen

Vi lever i en stadig mere globaliseret verden, og det kan mærkes ned i den mindste arbejdsgruppe i en stor organisation. Vi arbejder sammen med kolleger i nabolande, vi finder specialistkundskaber uden for landets grænser og kan have outsourcet dele af administrationen eller kundeservice i et andet land, hvor både arbejdere og lokaler er meget billigere.

Mange virksomheder tillader, eller endog opfordrer til hjemmearbejdspladser for deres medarbejdere for at spare på lokaler og andre faciliteter. I tider med økonomisk tilbagegang har mange virksomheder og organisationer skåret ned på rejser, og de er i stedet blevet bedre til at bruge tekniske hjælpemidler, som for eksempel Skype-opkald og videomøder. Og man har indset, at det fungerer. Og endda så godt, at du sommetider ser kolleger omkring dig, der sidder med headset og taler til hinanden over Skype.

Skype giver dig mulighed for at deltage i møder på kontoret, hjemme eller endda i bilen. Den store udfordring er lydkvalitet og baggrundsstøj. Et professionelt støjreducerende headset, der fanger din stemme, men filtrerer fra alt baggrundsstøj hjælper dig med at høre og holde fokus, selv under et længere telefonopkald.

Men for at fjernmøder skal kunne erstatte virkelige fysiske møder, stilles der store krav til en velfungerende teknologi. Og nu vil vi nævne elefanten midt i møderummet: Konferencetelefonen! Et fokuspunkt for kommunikation mellem projektdeltagere over hele verden, distribuerede arbejdsteams, outsourcede medarbejdere, kunder og leverandører.

Moderne virksomheder, der er afhængige af konferenceopkald og virtuelle møder, behøver noget mere sofistikeret end bare en højttalertelefon. Alle skal kunne være med, og blive hørt, med en velfungerende professionel konferencetelefon.

”A conference call in real life.” Det er som sagt ret vigtigt, at teknologien fungerer.

Professionelle virtuelle møder med hjælp af moderne teknik

En af de førende producenter af komplette løsninger til møderummet er Polycom, der har en lang erfaring i at kreere konferencetelefoner og videoudstyr. Deres mest moderne model hedder RealPresence Trio 8800 Collaboration Kit, en komplet kommunikationshub, der gør det nemt for dig og dine kolleger at holde virtuelle møder af rigtig høj kvalitet. Det gør det også nemt at vise en præsentation eller dele dit skrivebord på en stor skærm.

Pakken består af konferencetelefonen Trio 8800, en Trio Visual+ boks og et Logitech C930e webcam. Det kan bruges til både tale- og videosamtaler, er brugervenligt og effektivt, og designet er desuden elegant og diskret. Trio 8800 kan du bruge som en selvstændig konferencetelefon uden behov for andre dele. Den kan være forbundet med de mest almindelige softphone-løsninger og er certificeret til fx Skype for Business, Lync, Cisco Jabber og Fuze.

Lær mere om, hvad Skype for Business certificering betyder her

Og ønsker du at holde videokonferencer, bruger du den lille inkluderede Visual+ boks, som du forbinder til en skærm - enhver skærm med en HDMI-port fungerer. Tilslut et almindeligt webcam eller det Logitech C930e, som er inkluderet i det komplette Collaboration Kit. Det kan nemt monteres, f.eks. oven på din skærm, og med en vinkel på 90° kan den rettes mod bordet, så alle rundt om kommer med på billedet, selvom I sidder spredt ud i lokalet

På få sekunder har du oprettet en komplet videokonference, hvor alle kan se og høre hinanden og kan se det samme skrivebord, på computer eller på storskærm. Alle disse dele kan selvfølgelig også skaffes individuelt, alt efter dine behov.

Polycom Trio 8800. Alt hvad du behøver til professionelle virtuelle møder.

Nemt og intuitivt for alle medarbejdere

Så hvordan virker Trio 8800 i praksis i konferencelokalet? Du skal bare tilslutte stikkontakten, forbinde til et VoIP-klientsystem, og så er du klar til at kommunikere! På en touch screen vælger du at logge på Skype, for eksempel med din egen profil eller en speciel profil til selve telefonen. Du kan så vælge kontakter i din kontaktliste og ringe direkte fra enheden.

Et grønt lys på mikrofonen viser, når en samtale er i gang. Hver arm på enheden og hver mikrofon har en knap, der kan bruges til at lægge på, og lamperne lyser så rødt.

Med plus- og minusknapperne til højre for skærmen kan du justere højttalervolumen. Skærmen er lys og klar med intuitive knapper, så du hurtigt kan ringe, få adgang til kontakter og se opkaldshistorik. Du kan også få adgang til talemeddelelser, uanset hvilken platform du er tilsluttet, og du kan derudover ændre Bluetooth- og netværksindstillinger.

Polycom er kendt for at levere produkter af høj kvalitet, og Trio 8800 er ingen undtagelse. Højttaleren er fremragende og giver en ren og klar lyd i HD-kvalitet. Den rige bas og sprøde diskant gør lydkvaliteten højere end i en almindelig konferencetelefon, og fordi Trio 8800 har Bluetooth, kan du nemt bruge den til at afspille musik fra din computer eller mobiltelefon. 

Mikrofonerne dækker 360° og når op til seks meter væk, så alle personer i rummet bliver kan høres klart og tydeligt. Du kan også udvide mødet ved at tilføje flere mikrofoner, så endnu flere deltagere i et større rum kan inkluderes. Med så god en samtaleoplevelse vil alle være med.

Trio har også en smart indbygget NoiseBlock-teknologi, som gør, at mikrofonerne automatisk blokerer baggrundsstøj, for eksempel hvis en person pludselig banker en kaffekop i bordet, smækker en dør, eller hvis en brandbil tilfældigvis stopper udenfor vinduet. Dette bidrager til at minimere forstyrrelser og øger fokus på selve samtalen.

Pakkeløsningen med Polycom Trio 8800 er måske ikke billig, men den er et brugbart og kraftfuldt værktøj, der giver alt, hvad du kunne ønske i gode telefonkonferencer og virtuelle møder. Det gør det til en god langsigtet investering, og med færre rejseomkostninger, sparet tid og bedre samarbejde på tværs af lokationer er det hurtigt tjent ind.

En enklere og mere mobil løsning til små møder

Men måske har du kun brug for en enklere og mere mobil konferencetelefon, hvor du for eksempel kan dele dine mobilopkald med flere personer?

Så passer måske Polycom VoxBox bedst til dig. VoxBox er en superkompakt højttalertelefon, der er let og nem at tage med, når du er på farten, og med både USB og Bluetooth forbinder du den nemt og hurtigt til f.eks. din mobiltelefon. Du behøver ikke at installere nogen software, bare plug in, og du er i gang.

Den lille boks indeholder 4 mikrofoner, så dine kolleger ikke behøver at læne sig ind over bordet for at blive hørt. HD Voice hjælper med at gengive alle stemmer klart, og NoiseBlock beskytter endnu en gang samtalen mod forstyrrende lyde fra kolleger og brandbiler.

Polycoms styrke ligger i den skalabilitet og fleksibilitet, deres løsninger besidder, sammen med den kendte lydkvalitet. En café eller lobby kan let omdannes til et mødelokale, og et forsinket tog forhindrer dig ikke i at koble op dig til et vigtigt møde til tiden. 

Der er flere muligheder for gode virtuelle møder fra Polycom.

Et par tips til effektive møder

Uanset om du inviterer til et fysisk eller virtuelt møde eller en kombination, er der nogle gode regler for at gøre mødet så effektivt som muligt.

1. Tydelig agenda inden mødet

En fastlagt dagsorden bør altid deles ud til alle deltagere i god tid før mødet. I får nemlig alle mest ud af, at deltagerne har mulighed for at forberede sig før mødet. Dagsordenen skal tydeligt vise, hvad mødet handler om, hvad man skal diskutere, hvilke beslutninger der skal træffes, samt hvad der forventes af resultater.

Sådan kan man også undgå at deltagere forbereder sig og eksempelvis først læser beslutningsgrundlagene under mødet, og dermed ikke følger med i de tidlige punkter på dagsordenen.

2. Forberedelse af teknologi

Hvis du skal holde et møde med hjælp af tekniske hjælpemidler, sørg for at sikre dig, at teknologien fungerer, i god tid før mødet starter. Antag aldrig, at alt bare fungerer af sig selv..      

Hvis du f.eks. skal præsentere et PowerPoint på en stor skærm, skal du sørge for at teste forbindelsen mellem computeren og projektoren.

Skal du placere præsentationen på et netværk? Test netværksforbindelsen og gem helst en sikkerhedskopi lokalt for at sikre, at du har adgang til det. Slå fast, om strømforsyning og lyd fungerer.

Vil en eller flere af de inviterede deltage fra distancen via videokonference? Test kommunikationen før mødet, og ring om muligt deltagerne op, før mødet begynder, og sæt dem på standby, så er du sikker på, at kontakten er etableret, når mødet starter.

Alle disse små ting kan tage overraskende lang tid, og ingen bryder sig om at se dig på alle fire lede efter en stikkontakt, efter de har allokeret dyrebar tid i deres travle programmer til at høre på netop dig.

3. Dokumentation af beslutninger

På møder er det ofte nogen, der får til opgave at tage notater. Til dels at for huske, hvad der blev sagt og besluttet, og dels fordi vigtige kolleger, der ikke kunne være til stede, gerne skal vide, hvad mødet handlede om.

Det kan være godt at læse igennem for at sikre, at du ikke har gået glip af vigtig information. At tage noter kan føles som en byrdefuld opgave, men med nogle få enkle tricks er det lettere.

I mange organisationer, indeholder mødenoterne lidt for meget information. I princippet skal kun beslutninger og delegeringer dokumenteres, kort sagt, alt der kræver opfølgning. Det bliver ekstra forståeligt, hvis du kobler alle beslutninger til punkterne i den oprindelige dagsorden, så du tydeligt kan se, hvad I har diskuteret, og hvilke resultater det gav. På denne måde kan noterne være tæt på færdige, allerede før mødet er gået i gang.

Mange af os har sandsynligvis oplevet, hvor vanskelige hurtigt nedskrevne notater fra arbejdsmøder er at forstå bagefter. Og hvor svært det kan være at sortere i informationen. Men med smart teknologi er det meget lettere. Du kan f.eks. bruge en diktafon til at optage mødet, så du nemt kan lytte gennem og skrive ned bagefter.

Du kan derefter også bedre følge med i samtalen under mødet, i stedet for at sidde ned med pen eller tastatur. Men gå altid gennem noterne umiddelbart efter mødet, eller i det mindste samme dag. Det sparer meget tid, hvis man har mødet friskt i hukommelsen, når det skal dokumenteres.

4. Afslutte til tiden

De fleste har en stresset arbejdsdag og en tid at passe efter mødet. Insister på at mødet fokuserer på dagsordenen og slutter til tiden. Det er et tab for alle at tillade at et møde "tager den tid, det tager", eller at have deltagere, der rent faktisk vil/burde være et andet sted. 

Afslut til tiden, og beslut, om et ekstra møde er nødvendigt for at afklare det sidste. Eller endnu bedre: undersøg, om det ikke er muligt at håndtere de resterende dele af dagsordenen via f.eks. mail eller et telefonopkald.

Så nu er det bare med at komme i gang og skabe en tydelig dagsorden for det næste møde! Men det første spørgsmål, du skal spørge dig selv er måske, om mødet virkelig er nødvendigt? Hvis det er, overvej tid og omkostninger, og se om det ikke er muligt at afholde et møde på distance.

Teknologien til videokonferencer findes jo, og kan godt være en værdifuld investering i din organisation. Vel mødt!

Vil du læse mere om, hvad vi kan tilbyde af konferenceudstyr? Klik her.